La disparition d’une personne ouvre une nouvelle situation tant pour sa famille proche ou éloignée que pour d’autres personnes non parentes, concernées par des dispositions testamentaires.

Dès la connaissance du décès, il est souhaitable de contacter un notaire, sans attendre, avec les premières informations et notamment :

– une copie intégrale de l’acte de décès,
– les informations sur l’environnement de la personne décédée (famille, patrimoine….)
– les éventuelles mesures d’urgence à organiser.

Un entretien personnalisé sera organisé dans des délais très rapides, voire d’urgence.

Au préalable, une liste d’informations générales des documents à réunir vous sera adressée par e-mail.

De nouvelles technologies à votre service

1 – Acte authentique sur support électronique

L’étude souhaitant répondre aux nouvelles exigences de ses clients en s’inscrivant dans la modernité, s’est équipée pour établir des actes authentiques sur support électronique.

En effet, le notariat s’est doté d’un réseau intranet sécurisé permettant la circulation d’informations et d’échanges de documents entre les offices notariaux et un minutier central électronique.

La signature électronique sécurisée, répond aux plus hautes exigences de sécurité pour les actes comme pour la délivrance de copies.

Cette procédure organisée et sécurisée par la profession notariale, permet une conservation optimum des actes et facilite leur consultation et leur transmission.

2 – Espace notarial

L’espace notarial permet à l’étude de gérer des data rooms (consultations de données) électroniques, des appels d’offre, des dossiers de divorce ou des espaces de travail collaboratif quels que soient la complexité des dossiers et le nombre des intervenants :

* facilité d’utilisation tant pour l’office que pour les clients
* maîtrise de la gestion des accès par l’office
* garanties de sécurité, de fiabilité et de disponibilité du service

Ce service, géré par la Chambres des Notaires de Paris, n’en est pas moins un service autonome de chaque étude.

Un accès administrateur est déterminé : son rôle est principalement d’initialiser les dossiers et de définir la liste et les droits d’accès des personnes qui pourront y accéder (notaires, collaborateurs, clients, partenaires).

3 – Le service notarial de dépôt électronique

Professionnels ou entreprises, nos clients également particuliers génèrent un flux constant d’informations et de connaissances à haute valeur ajoutée qui composent leur patrimoine d’informations personnelles.

Ces données sont d’autant plus vulnérables qu’elles sont aujourd’hui couramment exploitées, copiées et sauvegardées sur des supports électroniques.

Mis au point par la Chambre des notaires de Paris avec le concours des meilleurs spécialistes, le Service Notarial de Dépôt Electronique permet à l’étude de répondre aux attentes de ses clients en leur assurant :

– la conservation de leurs documents dématérialisés dans un coffre-fort électronique hautement sécurisé,
– la constitution de manière certaine d’une preuve de leur date de dépôt, de leur origine et de leur intégrité,
– leur restitution à l’identique.

Toutes les données (texte, son, vidéo, dessin, logiciels, fichiers…) copiées sur un support électronique (CD-ROM, DVD, clé USB, disque dur) quel que soit leur volume, peuvent faire l’objet d’un dépôt électronique notarial :
– créations littéraires ou artistiques, œuvres graphiques, plastiques, audiovisuelle, dessins ou modèles, plans,
– cahiers de laboratoires, comptes rendu d’activité de filiales, de services ou de chaînes de fabrication, descriptions de savoir-faire, etc.
– logiciels, systèmes d’exploitation, sites internet,
– fichiers, banques de données, comptabilités,
– chaînes de pouvoirs et d’habilitations, organigrammes, chaînes d’élaboration de contrats, data room.